Periode akhir tahun menjadi salah satu momen penting bagi industri perhotelan. Liburan Natal dan Tahun Baru biasanya meningkatkan permintaan akomodasi di berbagai destinasi wisata, termasuk Bali. Namun, tingginya permintaan tidak otomatis menjamin hotel mendapatkan pendapatan optimal. Persiapan yang kurang matang dapat menyebabkan masalah ketersediaan kamar, kesalahan harga, hingga pengalaman tamu yang kurang memuaskan.
Karena itu, hotel perlu menyiapkan strategi sejak sebelum periode high season dimulai. Mulai dari evaluasi performa reservasi, pengaturan harga, distribusi kamar di OTA, hingga kesiapan operasional, setiap aspek perlu diperiksa agar bisnis dapat berjalan lebih efektif. Berikut checklist persiapan hotel menghadapi high season sebelum akhir tahun.
1. Evaluasi Performa Reservasi dan Data Tahun Sebelumnya
Langkah pertama adalah memahami performa hotel pada periode yang sama tahun sebelumnya. Data historis dapat membantu manajemen memperkirakan pola permintaan dan menentukan strategi yang lebih realistis. Beberapa metrik yang perlu diperiksa meliputi:
- Occupancy rate: Persentase kamar yang terjual dibandingkan dengan jumlah kamar yang tersedia.
- Average Daily Rate (ADR): Rata-rata pendapatan kamar per malam yang terjual.
- Revenue per Available Room (RevPAR): Pendapatan kamar dibandingkan dengan total kamar yang tersedia.
- Booking pace: Perkembangan reservasi untuk tanggal menginap mendatang dibandingkan dengan periode pembanding.
Selain melihat hasil akhir tahun sebelumnya, periksa juga kapan reservasi mulai meningkat, tanggal dengan permintaan tertinggi, serta sumber pemesanan yang menghasilkan kontribusi terbesar.
Gunakan data tersebut sebagai dasar pengambilan keputusan, bukan sebagai patokan mutlak. Kondisi pasar, harga kompetitor, dan perilaku wisatawan dapat berubah setiap tahun.
2. Susun Hotel Strategy untuk Harga dan Ketersediaan Kamar
Menentukan harga kamar untuk high season tidak cukup dengan menaikkan tarif secara merata. Hotel membutuhkan hotel strategy yang mempertimbangkan permintaan, tingkat reservasi, harga kompetitor, dan karakteristik setiap tanggal menginap.
Misalnya, permintaan untuk malam Tahun Baru dapat berbeda dari minggu pertama Desember. Karena itu, harga dan ketersediaan kamar sebaiknya dievaluasi berdasarkan tanggal, bukan hanya berdasarkan satu tarif untuk seluruh periode liburan. Sebelum high season, lakukan beberapa langkah berikut:
- Tinjau harga kamar berdasarkan tipe kamar dan tanggal menginap.
- Bandingkan tarif kompetitor dengan mempertimbangkan fasilitas dan lokasi yang sebanding.
- Tentukan kapan promosi diperlukan dan kapan tarif dapat dipertahankan.
- Periksa pembatasan minimum masa menginap jika sesuai dengan pola permintaan.
- Pantau perubahan booking pace untuk mengidentifikasi tanggal yang membutuhkan penyesuaian.
Hindari diskon berlebihan hanya untuk mengejar okupansi. Kamar yang terjual dengan tarif terlalu rendah belum tentu menghasilkan pendapatan yang optimal setelah komisi distribusi dan biaya operasional diperhitungkan.
baca juga Overbooking Hotel: Penyebab, Risiko, dan Cara Mencegahnya
3. Audit Listing Hotel di OTA
Online Travel Agent (OTA) seperti Booking.com dan Agoda sering menjadi kanal penting untuk menjangkau wisatawan yang sedang mencari akomodasi. Sebelum high season, pastikan informasi properti di setiap kanal sudah akurat dan konsisten. Checklist yang perlu diperiksa:
- Foto kamar dan fasilitas masih relevan dengan kondisi aktual.
- Deskripsi properti, fasilitas, dan kebijakan hotel sudah diperbarui.
- Tipe kamar, kapasitas tamu, dan fasilitas sesuai dengan produk yang dijual.
- Harga, pajak, serta ketentuan pembatalan ditampilkan dengan jelas.
- Kalender ketersediaan kamar sudah sesuai dengan inventori aktual.
Periksa juga apakah ada promosi lama yang masih aktif atau ketentuan tarif yang perlu diperbarui. Informasi yang akurat membantu calon tamu memahami produk yang ditawarkan sekaligus mengurangi risiko kesalahpahaman setelah reservasi dilakukan.
4. Pastikan Website dan Sistem Ecommerce Hotel Berfungsi Optimal
Website hotel menjadi salah satu titik penting dalam perjalanan calon tamu, khususnya ketika mereka ingin mencari informasi atau melakukan reservasi langsung. Dalam konteks ecommerce hotel, pengalaman pemesanan harus dibuat sederhana, jelas, dan mudah digunakan. Website yang menarik saja tidak cukup jika pengunjung kesulitan menemukan harga, memeriksa ketersediaan kamar, atau menyelesaikan pembayaran. Sebelum high season, periksa beberapa hal berikut:
- Booking engine: Pastikan ketersediaan kamar, harga, dan ketentuan reservasi ditampilkan dengan benar.
- Pengalaman mobile: Uji website melalui ponsel untuk memastikan halaman mudah dibaca dan tombol pemesanan berfungsi dengan baik.
- Proses pembayaran: Pastikan metode pembayaran yang tersedia berjalan sesuai prosedur dan informasi konfirmasi reservasi jelas.
- Informasi penawaran: Periksa paket akhir tahun, fasilitas tambahan, dan ketentuan promo agar tidak membingungkan calon tamu.
- Tracking dan analitik: Pastikan sistem pengukuran website dan reservasi berjalan dengan benar sehingga tim dapat mengevaluasi sumber trafik serta konversi.
Jika menggunakan booking engine atau sistem pihak ketiga, lakukan pengujian bersama penyedia layanan sebelum periode permintaan tinggi dimulai.
5. Periksa Sinkronisasi Channel Manager dan Inventori
Kesalahan ketersediaan kamar dapat menjadi masalah serius ketika hotel menerima reservasi melalui beberapa kanal sekaligus.
Jika hotel menggunakan channel manager, pastikan sistem menyinkronkan harga dan inventori sesuai konfigurasi yang digunakan. Lakukan pemeriksaan pada beberapa tanggal dan tipe kamar untuk memastikan perubahan ketersediaan diterapkan dengan benar. Checklist sebelum high season:
- Periksa koneksi antara sistem manajemen properti (PMS) dan kanal distribusi.
- Pastikan jumlah kamar tersedia sesuai dengan inventori aktual.
- Uji perubahan harga dan ketersediaan pada beberapa OTA.
- Periksa reservasi yang masuk, perubahan tanggal, dan pembatalan.
- Pastikan tim mengetahui prosedur ketika terjadi gangguan sistem.
Hotel juga perlu memiliki prosedur penanganan jika terjadi perbedaan data atau overbooking. Kecepatan koordinasi antara tim reservasi, front office, dan manajemen dapat membantu mengurangi dampak terhadap tamu.
6. Siapkan Tim Operasional dan Pengalaman Tamu
Strategi pemasaran yang baik perlu didukung oleh operasional yang siap menghadapi peningkatan jumlah tamu. Tanpa kesiapan tersebut, tingginya reservasi justru dapat meningkatkan risiko keterlambatan layanan dan keluhan. Sebelum periode liburan, koordinasikan kebutuhan tenaga kerja dan kesiapan fasilitas bersama setiap departemen. Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:
- Jadwal kerja dan kebutuhan staf tambahan.
- Kesiapan housekeeping untuk pergantian kamar.
- Ketersediaan linen, perlengkapan kamar, dan kebutuhan operasional.
- Pemeriksaan fasilitas, keamanan, dan pemeliharaan rutin.
- Prosedur menangani keterlambatan check-in, permintaan khusus, dan keluhan tamu.
Komunikasi antardepartemen juga perlu diperjelas. Tim reservasi harus menyampaikan informasi penting kepada front office, sedangkan housekeeping perlu mengetahui prioritas kamar berdasarkan jadwal kedatangan dan keberangkatan.
7. Pantau Performa dan Evaluasi Secara Berkala
Persiapan tidak berhenti setelah harga diperbarui atau listing diperiksa. Selama periode high season, hotel perlu memantau performa secara berkala agar dapat merespons perubahan permintaan. Buat laporan sederhana yang mencakup okupansi mendatang, ADR, RevPAR, booking pace, pembatalan, kontribusi setiap kanal, dan performa reservasi langsung. Jika reservasi lebih lambat dari perkiraan, evaluasi harga, visibilitas kanal, dan efektivitas promosi sebelum mengambil tindakan. Sebaliknya, jika permintaan meningkat pesat, periksa apakah tarif dan ketersediaan kamar masih sesuai dengan kondisi pasar.
Keputusan sebaiknya didasarkan pada data aktual serta mempertimbangkan dampaknya terhadap pendapatan, biaya distribusi, dan pengalaman tamu.
Bagi pemilik hotel yang ingin meningkatkan performa distribusi digital dan reservasi, Ecommerceloka dapat menjadi referensi untuk mengeksplorasi strategi ecommerce dan pemasaran hotel. Pelajari artikel lainnya melalui blog Ecommerceloka untuk mendapatkan wawasan seputar pengelolaan kanal digital dan bisnis perhotelan.